こんにちは。

中小企業の役員に対する報酬は大きく分けて2種類あります。
1.毎月の報酬(=定期同額給与)
2.ボーナス(=事前確定届出給与)

役員報酬は、勝手に増やしても、法人税の計算では経費となりません。
では、具体的に「いつ」「何をすれば」経費になるのか、を見ていきましょう。

例)決算期3月末の中小企業A社
1.毎月の報酬(=定期同額給与)
・いつ:6月30日まで
・何をする:役員報酬の金額を定める(変更する)
→株主総会の決議
→議事録作成
※どこかに届出をすることは不要

「いつ」の6月30日まで、ですが、「6月に変更」という意味ではありません。
「6月30日までならいつでもよい」という意味でもありません。
例えば、継続して毎年5月に変更しているのであれば、
5月が変更するときになります。

2.ボーナス(=事前確定届出給与)
・いつ(届出期限):株主総会の決議日から1ヶ月
(この日が7月31日より後であるときは、7月31日)まで
・何をする:ボーナスの金額と支給日を決める
→株主総会の決議
→議事録作成
→「事前確定届出給与に関する届出書」を税務署に提出する

例えば、5月15日の株主総会で役員にボーナスを支払います、
と決めたら、
6月15日までに「事前確定届出給与に関する届出書」を税務署に提出してくださいね。

参考;
No.5209 役員に対する給与